So organisieren Sie Projektmanagement in Creatio ohne Excel und separate Task-Tracker

Excel für die Planung, ein Task-Tracker für Aufgaben, CRM für Kunden und Berichte für das Management – in separaten Präsentationen. Klingt vertraut?

Wenn ein Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführt, ist das Problem oft nicht die Anzahl der Aufgaben, sondern dass die Informationen darüber auf verschiedene Tools verteilt sind.

Der Manager aktualisiert Fristen in einer Tabelle. Das Team ändert Status im Task-Tracker. Der Chef fragt nach dem aktuellen Fortschritt, und um zu antworten, müssen Daten aus mehreren Quellen gesammelt werden.

Dadurch wird Projektmanagement zu einer ständigen Informationssynchronisation.

Aber wenn ein Unternehmen bereits in Creatio arbeitet, ist es dann notwendig, ein separates System für das Projektmanagement zu verwenden?

Nein. Schauen wir uns an, wie Planung, Ausführung, Ressourcenkontrolle und Analysen organisiert werden können, ohne ständig zwischen verschiedenen Diensten wechseln zu müssen.

Warum Excel und separate Task-Tracker nicht mehr ausreichen

Excel ist gut für Berechnungen, Analysen und die Arbeit mit tabellarischen Daten. Task-Tracker helfen, Aufgaben zu verteilen und deren Ausführung zu kontrollieren.

Probleme entstehen, wenn diese Tools isoliert voneinander arbeiten.

Zum Beispiel implementiert ein Unternehmen gleichzeitig zehn Kundenprojekte. Jedes hat ein Budget, Fristen, Verantwortliche, Aufgabenabhängigkeiten und eigene Risiken.

Wenn Daten auf mehrere Systeme verteilt sind, treten typische Schwierigkeiten auf:

Unterschiedliche Informationsversionen. Fristen in Excel haben sich bereits geändert, aber das Team arbeitet weiterhin nach dem alten Plan.
Fehlendes Gesamtbild. Der Manager sieht einzelne Aufgaben, versteht aber nicht, welche Projekte gefährdet sind.
Manuelle Berichterstellung. Um einen Bericht zu erstellen, muss der Manager Statusinformationen in mehreren Tools überprüfen.
Komplexe Ressourcenplanung. Ein Spezialist kann in mehreren Projekten involviert sein, aber seine Gesamtauslastung ist nicht immer sichtbar.
Kluft zwischen Vertrieb und Ausführung. Kundendaten bleiben im CRM, während die Projektumsetzung separat verfolgt wird.

Je mehr Projekte und Beteiligte, desto schwieriger ist es, die Informationskonsistenz aufrechtzuerhalten.

Die Aufgabe besteht daher nicht nur darin, Excel durch ein neues Tool zu ersetzen, sondern eine einheitliche Projektmanagement-Umgebung zu schaffen.

Ist es möglich, Projekte direkt in Creatio zu verwalten?

Ja. Creatio ist eine Plattform für CRM und Geschäftsprozessautomatisierung, die mit zusätzlichen Anwendungen erweitert werden kann.

Für ein vollwertiges Projektmanagement hat SYNTECH das Syntech Project Management Studio for Creatio (PM Studio) entwickelt.

Diese Lösung ermöglicht es Ihnen, Planung, Ausführung und Überwachung von Projekten direkt in Creatio zu organisieren.

Anstelle separater Arbeitsbereiche für Aufgaben, Zeitpläne und Berichte erhält das Team Tools zur Verwaltung von:

Projekten und deren Struktur;
Aufgaben und Verantwortlichen;
Fristen und Abhängigkeiten;
Ressourcen und Auslastung;
Budgets und Zeitaufwand;
Fortschritt und Projektanalysen.

Betrachten wir, wie dies in der Praxis organisiert werden kann.

Schritt 1. Eine einheitliche Projektstruktur schaffen

Das erste Problem, das gelöst werden muss, ist das Fehlen eines standardisierten Ansatzes.

Wenn jeder Manager seine eigenen Tabellen und Planungsformate erstellt, wird der Vergleich von Projekten schwierig.

In PM Studio können Sie eine Projektstruktur bilden: Phasen, Aufgaben, Unteraufgaben, Meilensteine und Verantwortliche definieren.

Für die CRM-Implementierung könnte die Struktur beispielsweise so aussehen:

Projekt: CRM-Implementierung

Geschäftsprozessanalyse.
Lösungsdesign.
Systemkonfiguration.
Integrationen.
Testen.
Anwenderschulung.
Start.

Jede Phase kann bis ins Detail in spezifische Aufgaben unterteilt werden.

Für typische Projekte stehen Vorlagen für Projekte, Aufgaben, Meilensteine und Checklisten zur Verfügung.

Dies ist besonders nützlich für Teams, die regelmäßig ähnliche Projekte implementieren und ihre Struktur nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen möchten.

Schritt 2. Fristen und Abhängigkeiten über Gantt planen

Eine einfache Aufgabenliste zeigt nicht immer, wie sich eine Änderung einer Frist auf andere Arbeiten auswirkt.

Zum Beispiel kann das Team mit dem Testen erst beginnen, wenn die Integrationseinrichtung abgeschlossen ist. Verzögert sich die vorherige Phase, muss der nachfolgende Zeitplan überprüft werden.

Für eine solche Planung wird die Gantt View – ein Gantt-Diagramm in Creatio – verwendet.

Es hilft dabei:

Aufgaben auf einer Zeitachse darzustellen;
Abhängigkeiten zwischen Arbeiten herzustellen;
Meilensteine zu kontrollieren;
Fristen über eine visuelle Oberfläche zu ändern;
die Abfolge der Arbeitsausführung zu analysieren.

Dadurch sieht der Projektmanager nicht nur eine Liste von Aufgaben, sondern auch die Wechselbeziehung zwischen ihnen.

Dies ist besonders wichtig für Projekte mit vielen parallelen Prozessen und voneinander abhängigen Phasen.

Schritt 3. Tägliche Arbeit über Kanban organisieren

Das Gantt-Diagramm zeigt den Gesamtplan. Für die tägliche Arbeit benötigt das Team jedoch oft ein einfacheres Tool.

Zum Beispiel, um zu verstehen:

welche Aufgaben noch nicht begonnen wurden;
was derzeit in Bearbeitung ist;
welche Aufgaben auf Überprüfung warten;
was bereits abgeschlossen wurde.

Dafür verwendet PM Studio die Kanban View.

Aufgaben werden als Karten angezeigt, die je nach Status zwischen den Phasen verschoben werden können.

Das Team sieht die aktuelle Arbeit, und der Manager kann schnell erkennen, in welchen Phasen sich Aufgaben ansammeln.

Kanban ist besonders nützlich für Delivery-Teams, interne IT-Abteilungen, operative Prozesse und Projekte mit einer großen Anzahl kurzer Aufgaben.

Gantt beantwortet die Fragen „wann und in welcher Reihenfolge?“, während Kanban die Frage „was passiert gerade?“ beantwortet.

Zusammen bieten sie zwei komplementäre Sichten auf die Projektausführung.

Schritt 4. Ressourcen und Team-Auslastung kontrollieren

Einer der komplexesten Aspekte des Projektmanagements ist die Ressourcenzuweisung.

Angenommen, ein Analyst ist gleichzeitig an drei Projekten beteiligt. Jeder Manager plant Aufgaben in seiner eigenen Datei, sodass die gesamte Auslastung des Spezialisten unbemerkt bleibt.

In einer solchen Situation können selbst korrekt erstellte Zeitpläne unrealistisch sein.

PM Studio unterstützt die Ressourcenplanung und die Kontrolle der für die Arbeitsausführung geplanten Zeit.

Dies hilft Managern, Projektbedürfnisse mit der Teamverfügbarkeit abzugleichen und fundierte Entscheidungen über Prioritäten zu treffen.

Es ist wichtig, nicht nur Fristen zu sehen, sondern auch zu verstehen, ob das Team über genügend Ressourcen verfügt, um diese einzuhalten.

Schritt 5. Projektanalysen in Creatio übertragen

Wenn Status, Fristen und Metriken in verschiedenen Dateien gespeichert sind, wird die Erstellung eines Berichts zu einer separaten Aufgabe.

Für den Projektmanager ist dies zusätzliche Arbeit. Für den COO oder PMO ist es ein Risiko, Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Informationen zu treffen.

In PM Studio werden Dashboards, analytische Ansichten und Pivot für die Projektanalyse verwendet.

Dies ermöglicht die Organisation der Kontrolle wichtiger Indikatoren:

Projektstatus;
geplante und tatsächliche Fristen;
Budgets und Zeitaufwände;
Ressourcenauslastung;
Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern.

Die Zusammensetzung der Indikatoren und die Logik der Dashboards hängen von der Systemkonfiguration und den Unternehmensanforderungen ab.

Der Hauptvorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit, mit Projektdaten in derselben Umgebung zu arbeiten, in der das Team die Arbeitsausführung verwaltet.

Schritt 6. KI und Vorlagen nutzen, um manuelle Arbeit zu reduzieren

Ein erheblicher Teil der Zeit eines Projektmanagers wird nicht für Entscheidungen, sondern für vorbereitende und wiederkehrende Operationen aufgewendet.

Erstellen einer neuen Projektstruktur. Aufgabenverteilung. Überprüfung des aktuellen Arbeitsstatus. Vorbereitung von Informationen für einen Bericht.

Syntech PM Studio enthält AI Agent und Vorlagen für die Arbeit mit Projekten.

Die KI-Funktionalität hilft, einzelne Planungsoperationen zu automatisieren, Projektinformationen zu analysieren und die Arbeit des Managers zu unterstützen.

Gleichzeitig ersetzt die Automatisierung keine Managemententscheidungen: Prioritäten, Ressourcen und kritische Änderungen bleiben unter der Kontrolle der verantwortlichen Spezialisten.

Wie man von Excel zum Projektmanagement in Creatio wechselt

Die reine Datenübertragung löst das Problem nicht, wenn das Team weiterhin nach alten Regeln arbeitet.

Daher sollte der Übergang schrittweise organisiert werden.

1. Tool-Audit.

Ermitteln Sie, wo Projekte, Aufgaben, Zeitpläne, Budgets und Berichte derzeit gespeichert sind. Finden Sie doppelte Informationen.

2. Datenstruktur abstimmen.

Definieren Sie obligatorische Felder für Projekte und Aufgaben: Status, Verantwortlicher, Frist, Priorität, geplante Zeit und andere notwendige Indikatoren.

3. Arbeitsbereich in Creatio einrichten.

Bilden Sie die Projektstruktur, Rollen, Gantt- und Kanban-Ansichten sowie Regeln für die Arbeit mit Aufgaben.

4. Ein Pilotprojekt übertragen.

Es ist nicht notwendig, das gesamte Unternehmen auf einmal umzustellen. Beginnen Sie mit einem Projekt und prüfen Sie, ob die konfigurierten Tools für das Team ausreichen.

5. Berichterstattung und Kontrollprozesse einrichten.

Legen Sie fest, welche Metriken von Managern, PMO und der Führung benötigt werden. Legen Sie einheitliche Regeln für Informationsaktualisierungen fest.

6. Den Ansatz skalieren.

Nach dem Testen des Pilot-Szenarios verwenden Sie Vorlagen und die vereinbarte Struktur für nachfolgende Projekte.

Das Ziel des Übergangs ist nicht nur, Excel zu entfernen, sondern einen Prozess zu schaffen, bei dem Daten dort aktualisiert werden, wo die Arbeit ausgeführt wird.

Müssen Sie Excel komplett aufgeben?

Nicht unbedingt.

Excel bleibt nützlich für einmalige Berechnungen, zusätzliche Analysen und den Datenexport.

Wenn jedoch Tabellen die Hauptinformationsquelle über Status, Verantwortliche, Fristen und Projektfortschritt sind, entsteht eine Abhängigkeit von manuellen Aktualisierungen.

Für ein systematisches Projektmanagement ist es wichtig, dass Kerninformationen zentral gespeichert werden.

Ebenso können separate spezialisierte Tools für bestimmte Teams weiterhin notwendig sein. Ziel ist es nicht, alle Programme um jeden Preis zu ersetzen, sondern unnötige Duplizierung zu eliminieren.

Wer profitiert vom Projektmanagement in Creatio

PMO und Projektmanager. Für die Planung mehrerer Projekte, die Kontrolle von Aufgaben, Abhängigkeiten, Ressourcen und Fristen.

COO und operative Manager. Für ein konsistentes Bild der Arbeitsausführung und die Kontrolle operativer Prioritäten.

IT- und Delivery-Teams. Für die Verwaltung von Implementierungsprojekten, Entwicklung, Integrationen und internen Änderungen.

Unternehmen, die bereits mit Creatio arbeiten. Für die Erweiterung der bestehenden Umgebung mit Projektmanagement-Tools, ohne einen weiteren isolierten Arbeitsbereich zu schaffen.

Fazit: Weniger Tools – mehr Kontrolle

Das Problem mit Excel und separaten Task-Trackern sind nicht die Programme selbst. Es entsteht, wenn das Team gezwungen ist, Daten manuell zwischen ihnen zu übertragen und Zeit für die Koordination von Informationen aufzuwenden.

Projektmanagement in Creatio ermöglicht einen anderen Ansatz: Projekte, Aufgaben, Fristen, Ressourcen und Analysen arbeiten in einer einzigen Umgebung.

Syntech Project Management Studio for Creatio erweitert die Plattform um Gantt, Kanban, hierarchische Planung, KI und Projektanalyse-Tools.

Dies hilft, von fragmentierten Tabellen und Status zu einem strukturierten Management der Arbeitsausführung überzugehen.

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