Projektportfoliomanagement in Creatio: Portfoliomanagement

Wenn ein Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig ausführt, liegt das Problem meist nicht im Mangel an Status.

Tatsächlich gibt es viele Status.

Ein Manager verfolgt den Fortschritt in einer Tabelle, ein anderer in einem Aufgabenverwaltungssystem, das Budget ist in einem separaten Bericht, Risikoinformationen sind in einer Präsentation, und das Management erhält ein konsolidiertes Bild einmal pro Woche oder Monat.

Als Ergebnis wird Portfoliomanagement zu einer Berichtssammlung anstatt zu echtem Portfoliomanagement.

Die Aufgabe eines Projektportfoliomanagementsystems ist es, dem Management ein einheitliches Bild zu liefern: Was geschieht mit Projekten, Ressourcen, Budgets, Risiken und strategischen Initiativen.

Was ist Projektportfoliomanagement

Die Verwaltung eines einzelnen Projekts und die Verwaltung eines Portfolios sind unterschiedliche Ebenen.

Auf Projektebene beantwortet das Team Fragen:

• was getan werden muss;

• wer verantwortlich ist;

• was ist die Frist;

• was ist der aktuelle Fortschritt.

Auf Portfolioebene sind die Fragen anders:

• welche Projekte und Programme sind derzeit aktiv;

• welche Initiativen haben Probleme;

• wie werden Ressourcen zugewiesen;

• wie wird das Budget verwendet;

• welche Projekte benötigen Management-Aufmerksamkeit;

• wie einzelne Initiativen miteinander verbunden sind.

Daher reicht es für das Management nicht aus, nur eine weitere Aufgabenliste zu sehen. Eine Sichtbarkeit auf Portfolioebene ist erforderlich.

Vom Statusbericht zu einem einheitlichen Portfolio

Das traditionelle Modell sieht bekannt aus: Projektmanager sammeln Daten, erstellen Statusberichte, wonach das PMO oder Management diese zu einem einzigen Dokument zusammenführt.

Das Problem ist, dass es eine Verzögerung zwischen einer tatsächlichen Änderung in einem Projekt und dem Erscheinen der Informationen in einem Bericht geben kann.

Syntech Portfolio Insights for Creatio ist als zentraler Arbeitsbereich für die Planung, Überwachung und Steuerung strategischer Initiativen, Projekte und Investitionen direkt in Creatio konzipiert.

Anstelle eines separaten Berichts erhält das Management eine einheitliche Umgebung für die Arbeit mit dem Portfolio.

Executive Portfolio Visibility: was das Management sieht

Syntech Portfolio Insights bietet dem Management eine Sichtbarkeit auf Portfolioebene: strategische Initiativen, Ausführungsstatus, Risiken und Investitionsallokation.

Auf der Ebene einzelner Projekte können Sie zusätzlich den Fortschritt, die Budgetauslastung, den Manager und die Gesundheitsindikatoren einsehen.

Somit sind Informationen über das Portfolio und einzelne Projekte in einer Creatio-Umgebung verfügbar.

Portfolio Hierarchy: portfolio → program → project

Wenn es viele Projekte gibt, reicht eine flache Liste nicht mehr aus.

Syntech Portfolio Insights ermöglicht die Anzeige von Portfolios, Programmen und Projekten in einer interaktiven Hierarchie.

Der Benutzer kann über die Drill-Down-Navigation zwischen den Strukturebenen wechseln und das Portfolio vom Gesamtbild bis zu einem spezifischen Projekt analysieren.

Dies bietet eine strukturierte Ansicht von Initiativen, die in Programme und Portfolios gruppiert sind.

Project Summary ohne jeden Eintrag öffnen zu müssen

Um den Status mehrerer Projekte zu verstehen, muss ein Manager nicht unbedingt jedes Mal die vollständige Projektkarte öffnen.

Im Project Summary Preview können Sie sehen:

• Status;

• Fortschritt;

• Budgetauslastung;

• Projektmanager;

• Gesundheitsindikatoren.

Das heißt, grundlegende Informationen zum Projektstatus sind verfügbar, ohne den Eintrag selbst öffnen zu müssen.

Ressourcen und Auslastung: Matrix & Grid Views

Portfoliomanagement geht nicht nur um Fristen. Es ist auch wichtig zu verstehen, wie Ressourcen auf Teams und Projekte verteilt sind.

Matrix & Grid Views in Syntech Portfolio Insights ermöglichen die Analyse von Kapazität, Auslastung und Ressourcenzuweisung über Teams, Projekte, Rollen und Zeiträume hinweg.

Dies hilft bei der Analyse der Auslastung und Ressourcenzuweisung auf der gesamten Portfolioebene.

Kommunikation im Kontext des Portfolios

Wenn Projektdiskussionen getrennt von den Projektdaten selbst stattfinden, kann ein Teil des Kontexts außerhalb des Systems bleiben.

Syntech Portfolio Insights unterstützt kontextbezogene Teamkommunikation – das Diskutieren von Aufgaben, Portfolio-Updates und Projektaktivitäten in einem zentralisierten Arbeitsbereich.

Dies ermöglicht es, die Kommunikation zusammen mit dem Kontext, zu dem sie gehört, zu bewahren.

Warum die Portfolioebene für das Management wichtig ist

Projektmanagement beantwortet die Frage: „Wie wird ein bestimmtes Projekt ausgeführt?“

Portfoliomanagement erweitert das Bild: „Was geschieht mit dem gesamten Portfolio von Projekten und Initiativen?“

Daher wird ein Portfolio-Tool nicht benötigt, um mehr Berichte zu erstellen.

Sein Wert liegt darin, wichtige Portfolioinformationen in einer Umgebung zu sammeln. Wenn Status, Fortschritt, Budget, Ressourcen, Risiken und Portfoliostruktur zusammen verfügbar sind, erhält das Management mehr Kontext für Entscheidungen.

Portfoliomanagement ohne ein separates System außerhalb von Creatio

Syntech Portfolio Insights arbeitet direkt in Creatio.

Die Komponente kann in Creatio über integrierte Einstellungen bereitgestellt und konfiguriert und mit bestehenden Portfolios, Programs und Projects-Bereichen verwendet werden.

Somit ist für das Portfoliomanagement kein separates, isoliertes Umfeld erforderlich: Das Portfoliomanagement bleibt in Creatio zusammen mit Portfolios, Programs und Projects.

Von der Statuskontrolle zu Managemententscheidungen

Ein ausgereiftes Portfoliomanagementsystem ist kein Dashboard um des Dashboards willen.

Es soll dem Management helfen, den Weg zu gehen:
Portfolio → Problem → Kontext → spezifisches Projekt → Lösung.

Dazu sind Portfoliostruktur, Projektübersichten, Gesundheitsindikatoren, Budgetinformationen, Ressourcendarstellung und zentralisierte Kommunikation erforderlich.

Syntech Portfolio Insights for Creatio kombiniert diese Funktionen direkt in Creatio und schafft einen zentralisierten Raum für die Planung, Überwachung und Verwaltung des Portfolios.

Erfahren Sie mehr über Syntech Portfolio Insights for Creatio auf der Produktseite.